運転記録証明の取得を業務上義務付ける事は出来る?

Legalus編集部さん 2014年06月04日

 弊社では会社費用で年1回全社員の「安全運転記録証明」を取得しています。今年になり、ある社員から「運転記録証明」を会社が本人を代理して取得するための「委任状」に記名捺印を求めたところ、個人情報を理由にして拒否されました。会社では就業規則で運転記録証明の取得を社員に義務つけています。委任状への記名捺印を命令すると、パワハラだの個人情報保護法違反だから訴える(言うだけとは思いますが)と騒ぎ出す始末です。会社として、この社員に委任状への記名捺印を強制しても問題はないでしょうか。



(50代:男性)

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Legalus編集部

     まず、会社が社員に委任状を強制的に書かせて運転記録証明を取得する事は、個人情報保護法上問題があるといえます。

     個人情報保護法および同施行令は、5000件以上の個人情報を個人情報データベース等として所持し事業に用いている事業者は個人情報取扱事業者とされ、個人情報取扱事業者が主務大臣への報告やそれに伴う改善措置に従わない等の適切な対処を行わなかった場合は、事業者に対して刑事罰が科されるものです。例えば、偽りや脅しなどの不正な手段で個人情報を取得した場合(法17条)、主務大臣から是正勧告が命じられ(法34条3項)、その命令に違反した者は6月以下の懲役又は30万円以下の罰金に処せられます(法56条)。

     今回の場合、運転記録証明にはその人の氏名と交通違反歴が記載されており個人情報にあたるので、これを脅迫めいた手法で取得すると個人情報保護法違反に問われる可能性があります。

     また、本人が委任状を作成する事を拒絶している以上、これを強制的にさせる事はパワハラにあたる可能性が全くないとは言えません。なぜならば、御社では就業規則で運転記録証明の取得を社員に義務づけているものの委任状の提出を義務づけているわけではないからです。

     そこで、運転記録証明を本人に自費で取得させた上で会社に提出させるという業務命令を出されるとよいでしょう。その上で、委任状により会社が代理して取得する場合は会社費用となるが、そうでない場合は自費負担となるという条件を提示されてはいかがでしょうか。もっとも、この方法による場合でも本人が運転証明書を提出しなかったからといって何らかの処分を下すことはなるべく避けた方がよいでしょう。あくまで、条件を提示した上で協力を求めるという姿勢で臨んで下さい。

2014年06月04日

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